私事ですが、昨年度から自治会長なんていうものをやっています。会員世帯数500世帯くらい。その他、自治会未加入の住民も200世帯くらいの町の規模です。自治会長なんていうと定年退職した方がやるものだと思っていましたが話の成り行きで引き受けることとなってしまいました。
何しろこれまで自治会活動なんてろくに関わってこなかったので何をすればいいやらさっぱりわかりません。とりあえず過去数年間の資料を受け取り滅多に使わないワードやエクセルの資料を片っ端からチェックしていきました。すべてのデータが当時の自治会長さんが自分のやり方で作成したものでファイル名もフォルダの分類も適当で実に分かりにくい状態でした。
とんでもないこと引き受けちゃったなぁ…
文書のひな型を作成
まずはこの適当に作られた文書をできるだけ統一化してフォルダ分類も整理することから始めました。作成したフォルダは「組長会」「名簿」「市提出資料」「規約」「行事」等で組長会フォルダには月毎にフォルダ分けし、各月のフォルダにその月の組長会で作成した資料を入れています。行事フォルダの中も行事ごとにフォルダで分類しました。これを次の自治会長さんに引き継ぐときに分かりやすいように整理しました。
とまぁここまではどこの自治会でもパソコン操作に慣れている人が対応すればそこそこ改善されるのではないかと思います。しかし、若い世帯の方にとってはも少しデジタルを活用した自治会運営にしてくれた方が助かるのではないかと思います。
電話はかけてくれるけど電話をかけても出てくれない
自治会長になって変わってたのは電話の使用頻度。私は仕事ではほとんど電話は使いません。クライアント様とのやりとりはほとんどがEメールです。電話ですと聞き逃したり伝え忘れたりという事が必ず出てきます。メールであれば記録が残っているので間違いがありません。
まぁ自治会の連絡ぐらいなら電話でもいいのですがほとんどの人が自分の都合でかけてきます。その割にこちらから電話をかけても出てくれません。特殊詐欺対策なのでしょうけど留守番電話に話すことが増えました。中にはLINEを使う方もいますが高齢者の方はなかなか使いこなせません。
自治会活動のデジタル化を進めていくことは必要
高齢の方はこれまで通りの自治会運営の方法を残しておく必要がありますが自治会運営を少しずつデジタル化していくことは必須と考えています。令和3年に総務省自治行政局が「市区町村が把握している自治会のデジタル化の状況について」という調査をしています。
それによると
- 自治会が行っているデジタル化の事例として、電子メール、ホームページ、汎用的なアプリが活用されていることを把握していると回答した市区町村はそれぞれ約1割程度あるが、自治会向け専用アプリやWeb会議システムの活用を挙げた団体は少ない。
- 約1,200市区町村が該当なしと回答しているが、多くの市区町村が個々の自治会のデジタル化の状況まで把握できていない、又は実際にデジタル化が進んでいない自治会が多いことを示している。
という事です。
活用しているのは
- 電子メールの活用
- ホームページの活用
- 汎用的なアプリ（LINE、Facebook等）の活用
と言ったところで利用しているのは回答のあったうちの13パーセント程度しか活用していないという結果です。いかに自治会活動のデジタル化が遅れているかがよく分かります。
自治会活動のデジタル化を進めるうえでの課題
自治会活動のデジタル化を進めるにあたっての問題点はどのようなものがあるでしょうか？同じ調査で
- 多くの市区町村が、自治会がデジタル化を進める際の課題として認識していることとして、住民の多くが操作等に不慣れであることを挙げている。
- 導入費や維持費が不明であり自治会の財政を圧迫する可能性がある、デジタル化を推進してくれる人材を見つけるのが難しい、又はデジタル機器を保有していない住民が多いことを課題と捉える市区町村も一定数存在している。
予想通りの内容ですね。私が自治会長を引き受ける前に思っていたように自治会の運営を行うのは高齢者が多くデジタル端末の操作が不慣れであるという事が大きなネックとなります。
自治会運営のデジタル化について自治体の支援は？
今回の調査で12パーセントくらいの市区町村は自治会のデジタル化の取り組みについてすでに支援、また今後支援していくようですが、ほとんどの市区町村では自治会のデジタル化についての支援の予定も実績もないようです。私の自治会の豊橋市では一部の自治会で試験的に自治会運営アプリの導入を検討しているようですがまだ具体的には進んでいないようです。
自治体の支援として必要なことは以下のようなものがあげられます。
- 財政的支援（導入費の補助）
- 物的支援（機器の無償貸与等）
- 人的支援（専門家の派遣）
私も今回「自治会運営アプリ」の導入を検討して見積もりを取ってみましたがちょっと現実的ではない利用料でした。自治会員のほとんどが自治会運営がデジタル化されても問題ないのであればそれだけの費用をかけても理解を得られるかもしれませんが現状では難しいと考えられます。
自治会運営は「自助共助公助」の共助の部分で日々の暮らしや災害時には大変重要な役割を担っています。そういう部分に必要に応じてしっかりと予算をとって運営の支援をしていただきたいものですね。
